Hitta rätt samtal utan att samla in onödiga uppgifter
Registrera begäran och när den kom in. Använd uppgifter som redan finns, exempelvis ett ärende-ID och ett ungefärligt tidsintervall. Kontrollera identiteten på ett sätt som är proportionerligt. Ett delat telefonnummer kan leda till flera personers ärenden.
Följ samtalsreferensen till inspelning, transkript, sparade AI-utkast och slutlig anteckning. Anteckna vilka platser som genomsökts och vilka kopior som finns hos biträden. Tillgången avser personuppgifter som behandlas och tillhörande information enligt artikel 15.
Bedöm även andra personers uppgifter
IMY förklarar att den som begär tillgång har rätt att ta del av sin inspelade röst. Delar där någon annans röst hörs kan behöva bedömas särskilt. Ett transkript eller en kort AI-sammanfattning kan därför vara otillräckligt när begäran gäller den egna rösten.
Fiktivt exempel: En kund ringer tillsammans med en kollega. Markera vem som talar i varje del och vilka uppgifter som avser kunden även när kollegan talar. Låt ansvarig ta ställning till undantag, andras rättigheter och lämpligt utlämnandeformat.
Återkoppla inom rätt tid
Svara utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. GDPR medger vid behov förlängning med upp till två ytterligare månader beroende på komplexitet och antal begäranden. Informera i så fall inom den första månaden och ange skälen. Leverera genom en kanal som passar uppgifternas känslighet och dokumentera hur begäran hanterades.
Underlag och avsändare
- IMY om rätten att ta del av sin röst i en ljudinspelning
- Dataskyddsförordningen, särskilt artiklarna 5–7, 9, 12–15, 28 och 35–36
Guiderna beskriver tekniska mönster. Syntetiska exempel är märkta och ersätter inte verifiering av er anslutning.