Gallringsmatris för fyra informationsmängder
| Material | Fråga att besluta om | Kontroll vid gallring |
|---|---|---|
| Originalljud | Omfattas samtalet av ett särskilt inspelnings- och bevarandekrav? | Kontrollera ärende, tidsfrist och eventuellt bevarandebeslut. |
| Transkript | Är texten en arbetskopia eller ingår den i verksamhetens formella dokumentation? | Följ upp sökindex, exporter och kopior hos biträden. |
| AI-utkast och loggar | Vilka delar behövs för granskning och vilka uppgifter behöver felsökningen? | Prova borttagning även från köer och loggtjänster. |
| Slutlig handling | Vilka regler gäller för journalen, orderdokumentationen eller myndighetens akt? | Utgå från rätt startdatum och beslutad hanteringsplan. |
Två tidsfrister med olika räckvidd
För värdepappersinstitut gäller enligt 8 kap. 20 § lagen om värdepappersmarknaden minst fem år för dokumentation enligt 17 och 19 §§. Längre tid, upp till sju år, kan gälla enligt de föreskrifter som lagen anger.
En journalhandling ska enligt 3 kap. 17 § patientdatalagen sparas minst tio år efter att den sista uppgiften fördes in i handlingen. För allmänna handlingar behöver även arkivregler beaktas. Klassificera inspelningen och transkriptet utifrån deras faktiska funktion innan ni bestämmer lagringstiden.
Testa både radering och bevarande
Lägg in två fiktiva ärenden i testmiljön. I det ena passerar arbetsutkastet sin gallringsfrist. I det andra ska en formell handling bevaras. Kontrollera vad som finns kvar efter gallringskörningen och vem som kan återställa en säkerhetskopia. Dokumentera hur raderade uppgifter hanteras om en äldre kopia återläses.
Tilldela varje informationsmängd en ägare, ett ändamål, en startpunkt för fristen och ett sätt att kontrollera utfallet. GDPR:s princip om lagringsminimering behöver omsättas även i leverantörens loggar och exporter.
Underlag och avsändare
- Dataskyddsförordningen, särskilt artiklarna 5–7, 9, 12–15, 28 och 35–36
- Lagen om värdepappersmarknaden, 8 kap. 16–20 §§
- Patientdatalagen, särskilt 3 kap. om patientjournaler
Guiderna beskriver tekniska mönster. Syntetiska exempel är märkta och ersätter inte verifiering av er anslutning.