När ska en muntlig uppgift dokumenteras?
Där 27 § förvaltningslagen gäller ska myndigheten snarast dokumentera uppgifter som kommit in på annat sätt än genom en handling om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå vem som dokumenterade uppgifterna och när. Kontrollera lagens tillämpningsområde och avvikande specialregler för den aktuella handläggningen.
Ett datum kan betyda två olika saker
Fiktivt exempel. En sökande ringer den 8 november och uppger att verksamheten upphörde den 31 oktober. Den som granskar ett utkast behöver kunna se båda datumen, vad respektive datum gäller och vem som uppgav det. Datumet för när anteckningen upprättades ska också kunna utläsas.
Be modellen föreslå vilka yttranden som tillför sakuppgifter och hänvisa till motsvarande replik. Handläggaren avgör uppgiftens betydelse för ärendet. En öppettidsfråga i slutet av samtalet kan lämnas utanför ärendeanteckningen.
Innan ljudet hamnar i ännu ett system
Pröva sekretess och eventuell utlämning till leverantören innan ni använder en extern tjänst. Bedöm också hur ljud, transkript och utkast ska hanteras enligt myndighetens regler för handlingar och arkiv. En teknisk funktion för automatisk radering behöver stämma med de beslut som gäller hos myndigheten.
Underlag och avsändare
Guiderna beskriver tekniska mönster. Syntetiska exempel är märkta och ersätter inte verifiering av er anslutning.